Fristen der Nebenkostenabrechnung (§556 BGB)

Die Zwölf-Monats-Frist nach §556 Abs. 3 BGB

Haben Sie mit Ihrem Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart, sind Sie verpflichtet, jährlich abzurechnen. §556 Abs. 3 Satz 2 BGB setzt dafür eine klare Grenze: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Für den Regelfall – der Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr – ergibt sich daraus immer der 31. Dezember des Folgejahres.

Diese Frist gilt nur dort, wo tatsächlich abgerechnet wird, also bei vereinbarten Vorauszahlungen. Ist im Mietvertrag stattdessen eine Betriebskostenpauschale vereinbart, findet keine Abrechnung statt – und damit greift auch keine Abrechnungsfrist.

Es zählt der Zugang, nicht der Versand

Das Gesetz spricht davon, die Abrechnung sei dem Mieter mitzuteilen. Gemeint ist der Zugang: Die Abrechnung muss so in den Machtbereich des Mieters gelangen, dass er unter gewöhnlichen Umständen davon Kenntnis nehmen kann. Ein Poststempel vom 30. Dezember hilft Ihnen nicht, wenn der Brief erst am 2. Januar im Briefkasten liegt. Im Streitfall müssen Sie als Vermieter den Zugang beweisen.

In der Praxis haben sich diese Wege bewährt: persönliche Übergabe gegen kurze Empfangsbestätigung, Einwurf durch einen Boten, der den Einwurf bezeugen kann, oder ein Einwurf-Einschreiben mit Auslieferungsbeleg. Ein Übergabe-Einschreiben ist dagegen riskant – trifft der Zusteller niemanden an, liegt im Briefkasten nur ein Benachrichtigungszettel, und der bewirkt keinen Zugang der Abrechnung. Adressieren Sie das Schreiben außerdem an alle im Mietvertrag genannten Mieter.

Frist versäumt: Was das konkret bedeutet

Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen (§556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Eine Nachzahlung von 480 €, die Ihnen rechnerisch zusteht, können Sie dann schlicht nicht mehr verlangen. Wichtig sind drei Punkte, die häufig verwechselt werden:

• Guthaben bleibt Guthaben. Der Ausschluss betrifft nur Nachforderungen des Vermieters. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben, müssen Sie es auszahlen.
• Die Abrechnungspflicht bleibt bestehen. Der Mieter kann die Abrechnung weiterhin verlangen und notfalls einklagen – auch wenn Sie daraus nichts mehr fordern können.
• Formell fehlerhaft heißt: Frist nicht gewahrt. Nur eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist. Dazu gehören die Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Die einzige Ausnahme: Sie haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Das ist eng zu verstehen. Anerkannt sind Fälle, in denen etwa die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters oder ein Grundsteuerbescheid trotz rechtzeitiger Anforderung nicht vorliegt. Dann müssen Sie unverzüglich abrechnen, sobald das Hindernis wegfällt. Nicht ausreichend sind Arbeitsüberlastung, Urlaub, ein Verwalterwechsel oder schlicht Vergessen – und ein Verschulden Ihrer Hausverwaltung müssen Sie sich zurechnen lassen. Nach Fristablauf lassen sich inhaltliche Fehler zudem nur noch zugunsten des Mieters korrigieren; die Nachforderung nachträglich zu erhöhen, ist ausgeschlossen.

Einwendungsfrist und Belegeinsicht des Mieters

Die Frist läuft nicht nur gegen Sie. Nach §556 Abs. 3 Satz 5 BGB muss der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen. Der Startpunkt ist hier also der Zugang, nicht das Ende des Abrechnungszeitraums: Geht die Abrechnung im November 2026 zu, endet die Einwendungsfrist Ende November 2027. Danach kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Zur Prüfung darf der Mieter die Belege einsehen – Rechnungen, Verträge, Ablesewerte. Die Einsicht findet üblicherweise dort statt, wo die Unterlagen liegen, also bei Ihnen oder Ihrer Verwaltung. Verweigern Sie die Einsicht, kann der Mieter die Zahlung einer Nachforderung zurückhalten. Am einfachsten ist es, die Belege gleich digital bereitzustellen. Bewahren Sie Belege und Abrechnungen deutlich über die Einwendungsfrist hinaus auf – abgeschlossene Abrechnungen liegen in der Nebenkosten App im Archiv, sodass Sie auch Jahre später nachvollziehen können, welche Beträge Sie mit welchem Schlüssel angesetzt haben.

Abrechnungszeitraum, Mieterwechsel und Auszug

Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen. Er muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen, das ist aber der Regelfall und meistens auch der praktischste, weil Grundsteuer, Versicherungen und Heizkostenabrechnung daran ausgerichtet sind. Stellen Sie den Zeitraum um, ist ein kürzerer Rumpfzeitraum zulässig – ein längerer nie.

Zieht ein Mieter unterjährig aus, müssen Sie nicht sofort abrechnen: Zu Teilabrechnungen sind Sie nach §556 Abs. 3 Satz 4 BGB nicht verpflichtet. Sie rechnen regulär nach Ende des Abrechnungszeitraums ab, und die Zwölf-Monats-Frist läuft unverändert ab diesem Ende – nicht ab dem Auszug. Der Anteil des ausgezogenen Mieters wird zeitanteilig ermittelt.

Beispielrechnung: Auszug zum 30.06.

Ein Mehrfamilienhaus hat 400 m² Gesamtwohnfläche, die betrachtete Wohnung 80 m². Die umlagefähigen Kosten ohne Heizung betragen für 2025 insgesamt 4.800 €. Verteilt nach Wohnfläche entfallen auf die Wohnung 4.800 € × 80/400 = 960 € für das gesamte Jahr.

• Mieter A (01.01. – 30.06., 6 Monate): 960 € × 6/12 = 480 €. Bei 100 € Vorauszahlung monatlich hat er 600 € gezahlt – Guthaben: 120 €.
• Mieter B (01.07. – 31.12., 6 Monate): 960 € × 6/12 = 480 €, abzüglich seiner Vorauszahlungen für diese sechs Monate.

Bei einem Personenschlüssel rechnen Sie analog mit Personenmonaten statt mit vollen Personen. Nur bei den Heizkosten dürfen Sie nicht einfach nach Monaten teilen: §9b HeizkostenV regelt die Kostenaufteilung beim Nutzerwechsel und verlangt grundsätzlich eine Zwischenablesung; ist sie nicht möglich, werden die Verbrauchskosten nach anerkannten Verfahren wie Gradtagszahlen aufgeteilt, während die Grundkosten zeitanteilig laufen. Welche Positionen überhaupt umgelegt werden dürfen, klärt der Beitrag zu den umlagefähigen Nebenkosten.

Nachzahlung, Fälligkeit und Verjährung

Eine gesetzlich fixierte Zahlungsfrist für Nachzahlungen gibt es nicht – die verbreitete Vorstellung einer starren 30-Tage-Regel steht so nicht im Gesetz. Die Nachforderung wird grundsätzlich mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Üblich und fair ist, im Anschreiben eine angemessene Zahlungsfrist von zwei bis vier Wochen zu nennen und ein Datum zu setzen. In Verzug gerät der Mieter in aller Regel erst nach einer Mahnung.

Für die Verjährung gilt die regelmäßige Frist von drei Jahren (§195 BGB). Wann sie zu laufen beginnt, regelt dagegen §199 Abs. 1 BGB: mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat. Ein Guthaben zahlen Sie aus; eine Verrechnung mit künftiger Miete sollten Sie mit dem Mieter abstimmen, statt sie einseitig vorzunehmen. Zeigt die Abrechnung, dass die Vorauszahlungen dauerhaft zu niedrig oder zu hoch angesetzt sind, kann nach §560 Abs. 4 BGB jede Vertragspartei sie im Anschluss an eine Abrechnung durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen.

Praktischer Zeitplan für Vermieter

Zwölf Monate klingen nach viel Zeit. In der Praxis sind sie es nicht, weil Sie auf Dritte warten: auf den Messdienst, auf den Grundsteuerbescheid, auf die Jahresabrechnung des Versorgers. Ein bewährter Ablauf für das Abrechnungsjahr 2025:

Wer diesen Rhythmus einhält, gerät nie in die Silvester-Falle. Hilfreich ist außerdem ein Blick auf die Vorjahreswerte: Springt eine Position ohne erkennbaren Grund um 40 %, lohnt sich die Nachfrage beim Dienstleister, bevor der Mieter sie stellt. Die KI-Plausibilitätsprüfung der Nebenkosten App macht genau auf solche Ausreißer aufmerksam, und der Schritt-für-Schritt-Ablauf sorgt dafür, dass die formellen Pflichtangaben nicht fehlen. Wie das Ergebnis aussieht, zeigt das Beispiel-PDF. Eine ausführliche Anleitung finden Sie im Beitrag Nebenkostenabrechnung erstellen.

Häufige Fragen