Umlagefähige Nebenkosten: Was darf in die Nebenkostenabrechnung?

Grundregel: umlagefähig ist nur, was vereinbart wurde

Die folgenden Abschnitte bis einschließlich „Sonstige Betriebskosten“ beschreiben die Rechtslage in Deutschland; zu Österreich und der Schweiz siehe den Abschnitt Sonderfälle.

Ohne Vereinbarung trägt der Vermieter sämtliche Nebenkosten selbst – sie gelten dann als Bestandteil der Miete. Erst § 556 Abs. 1 BGB erlaubt es den Vertragsparteien, die Betriebskosten auf den Mieter zu übertragen. Diese Vereinbarung muss im Mietvertrag stehen und kann später nicht einseitig nachgeholt werden.

Die gute Nachricht für die Praxis: Eine seitenlange Auflistung ist nicht nötig. Weil der Begriff der Betriebskosten in § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung gesetzlich definiert ist, genügt in der Regel die Formulierung, dass der Mieter „die Betriebskosten im Sinne des § 2 BetrKV“ trägt. Eine Ausnahme gilt für die sonstigen Betriebskosten nach Nr. 17 – die müssen einzeln benannt werden. Zusätzlich schuldet der Vermieter nach § 556 Abs. 3 BGB Wirtschaftlichkeit: Umlagefähig ist nur, was ein vernünftiger Eigentümer angesichts des Nutzens für angemessen halten würde.

Die 17 Betriebskostenarten des § 2 BetrKV

Der Katalog ist abschließend. Was hier nicht steht und auch nicht als sonstige Betriebskostenart vereinbart wurde, darf nicht in die Abrechnung:

1. Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks – in erster Linie die Grundsteuer, nicht aber einmalige Erschließungs- oder Anliegerbeiträge.
2. Kosten der Wasserversorgung – Wasserverbrauch und Grundgebühren, Miete, Eichung und Wartung der Wasserzähler sowie der Betrieb einer hauseigenen Versorgungs- oder Aufbereitungsanlage.
3. Kosten der Entwässerung – Gebühren für Schmutz- und Niederschlagswasser sowie der Betrieb einer eigenen Hebeanlage oder Kleinkläranlage.
4. Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage – Brennstoff, Strom, Bedienung, Reinigung und Wartung, Abgasmessung und Verbrauchserfassung; alternativ die gewerbliche Wärmelieferung oder, bei Etagenheizungen, deren Reinigung und Wartung.
5. Kosten der zentralen Warmwasserversorgung – dieselbe Systematik wie bei der Heizung, ergänzt um die Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten.
6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen – erzeugt eine Anlage beides, wird der Gesamtaufwand nach der Heizkostenverordnung in Heizung und Warmwasser aufgeteilt.
7. Betrieb des Personen- oder Lastenaufzugs – Strom, Beaufsichtigung, Wartungsvertrag, Notrufsystem, Sicherheitsprüfung und Reinigung der Anlage.
8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung – kommunale Gebühren und Winterdienst sowie der Betrieb von Müllschluckern, Müllpressen und Containern.
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung – die regelmäßige Reinigung von Treppenhaus, Fluren, Keller, Waschküche und Zugängen sowie vorbeugende Schädlingsbekämpfung.
10. Gartenpflege – Pflege von Grünflächen, Spielplätzen, Zugängen und Zufahrten einschließlich Ersatz abgestorbener Pflanzen, nicht aber die erstmalige Anlage eines Gartens.
11. Beleuchtung – Strom für Außenbeleuchtung und gemeinschaftlich genutzte Räume wie Treppenhaus, Keller oder Tiefgarage.
12. Schornsteinreinigung – die Kehrgebühren des Schornsteinfegers, soweit sie nicht bereits unter Nummer 4 abgerechnet werden.
13. Sach- und Haftpflichtversicherung – Gebäude-, Feuer-, Sturm-, Leitungswasser- und Glasversicherung sowie Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht und Öltankversicherung.
14. Kosten für den Hauswart – Vergütung samt Sozialabgaben für Kontrolle, Kleinstpflege und Ordnung; Anteile für Instandsetzung und Verwaltung müssen herausgerechnet werden.
15. Gemeinschaftsantenne, Verteilanlage und Glasfaser – der laufende Betrieb der Anlage bleibt umlagefähig, ebenso das Glasfaserbereitstellungsentgelt nach § 72 TKG in den dort genannten Grenzen; das pauschale TV-Anschlussentgelt aus Sammelverträgen dagegen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr.
16. Einrichtungen für die Wäschepflege – Strom, Wasser, Wartung und Reinigung gemeinschaftlicher Waschmaschinen und Trockner.
17. Sonstige Betriebskosten – der Auffangtatbestand für laufende Kosten, die in den Nummern 1 bis 16 nicht vorkommen.

Was nicht umlagefähig ist – und warum

Die beiden großen Ausschlüsse stehen in § 1 Abs. 2 BetrKV. Verwaltungskosten (Nr. 1) bleiben beim Vermieter, weil die Verwaltung seines Eigentums seine eigene Angelegenheit ist: Hausverwaltergebühr, Buchhaltung, Kontoführung und Bankgebühren, Porto und Telefon, Steuerberater, Abrechnungssoftware und die Kosten von Mieterhöhungen oder Rechtsstreitigkeiten. Instandhaltung und Instandsetzung (Nr. 2) sind ausgeschlossen, weil § 535 Abs. 1 BGB den Vermieter verpflichtet, die Mietsache in gebrauchstauglichem Zustand zu erhalten – dieser Aufwand ist bereits mit der Grundmiete abgegolten.

Daraus folgt die wichtigste Abgrenzung der Praxis: Wartung ja, Reparatur nein. Die planmäßige, vorbeugende Wartung des Aufzugs oder der Heizung ist umlagefähig; der Austausch des defekten Brenners ist es nicht. Enthält eine Rechnung beides – häufig bei Vollwartungsverträgen –, muss der Instandsetzungsanteil vor der Umlage abgezogen werden. Ebenfalls beim Eigentümer bleiben Rechtsschutz- und Mietausfallversicherungen, Anwalts- und Prozesskosten, Neuanschaffungen wie zusätzliche Mülltonnen oder Gartengeräte, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage bei Eigentumswohnungen sowie die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Anteile.

Sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV

Nummer 17 ist kein Freibrief, sondern eine Öffnungsklausel für laufende Kosten, die der Verordnungsgeber 2004 nicht vorhergesehen hat. Typische Beispiele sind die jährliche Prüfung von Rauchwarnmeldern, die Reinigung der Dachrinnen, die Wartung von Feuerlöschern, Lüftungs- oder Türanlagen und die wiederkehrende Prüfung der Blitzschutzanlage. Die reine Anmietung von Rauchwarnmeldern hat der Bundesgerichtshof dagegen nicht als umlagefähige Betriebskosten anerkannt, weil sie wirtschaftlich an die Stelle der Anschaffung tritt.

Damit solche Positionen umlagefähig werden, müssen sie im Mietvertrag einzeln und konkret benannt sein – etwa „sonstige Betriebskosten: Wartung der Rauchwarnmelder, Reinigung der Dachrinnen“. Ein Sammelbegriff ohne Aufzählung ist unwirksam, und eine neue Position lässt sich später nur mit Zustimmung des Mieters ergänzen. Wer den Vertrag neu aufsetzt, sollte hier großzügig, aber realistisch auflisten: Aufgenommen werden darf nur, was tatsächlich regelmäßig anfällt.

Sonderfälle: Österreich, Schweiz, Gewerbe, Leerstand

Österreich: Die BetrKV gilt hier nicht. Im Anwendungsbereich des MRG gilt stattdessen ein eigener Betriebskostenkatalog nach § 21 MRG, der sich weitgehend, aber nicht vollständig mit der deutschen BetrKV deckt. Der wichtigste Unterschied für Vermieter: Verwaltungskosten sind hier umlagefähig. Nach § 22 MRG darf eine pauschale Verwaltungsauslage je Quadratmeter Nutzfläche und Jahr angesetzt werden, deren Höhe gesetzlich an den Kategoriebetrag gekoppelt und damit gedeckelt ist.

Schweiz: Auch hier gibt es keinen der BetrKV vergleichbaren gesetzlichen Katalog. Nach Art. 257a OR sind Nebenkosten nur geschuldet, wenn sie besonders vereinbart und im Mietvertrag einzeln bezeichnet sind – eine pauschale Übernahme „der Nebenkosten“ genügt nicht.

Gewerbeeinheiten: Bei der Vermietung von Gewerberaum gilt weitgehende Vertragsfreiheit – Verwaltungskosten und in Grenzen auch Instandhaltungsanteile können wirksam umgelegt werden, sofern die Klausel der AGB-Kontrolle standhält, also insbesondere der Höhe nach bestimmbar und begrenzt ist. Bei gemischt genutzten Häusern ist ein Vorwegabzug erforderlich, wenn die Gewerbeeinheit erhebliche Mehrkosten verursacht, etwa eine Gaststätte mit deutlich höherem Müllaufkommen. Diese Kosten werden vor der Verteilung herausgerechnet, damit die Wohnungsmieter sie nicht mittragen.

Leerstand: Steht eine Wohnung leer, bleibt der Vermieter Kostenträger. Verteilt wird immer über die Gesamtfläche beziehungsweise die Gesamtzahl der Einheiten – der Leerstandsanteil darf nicht auf die verbleibenden Mieter umgelegt werden.

Vom Katalog zur Abrechnung: verteilen und fristgerecht zustellen

Steht fest, welche Kosten umlagefähig sind, folgt die Verteilung. Fehlt eine abweichende Vereinbarung, gilt nach § 556a Abs. 1 BGB der Anteil der Wohnfläche. Ein Beispiel: Ein Mehrfamilienhaus hat 400 m² Gesamtwohnfläche, die betrachtete Wohnung 80 m², der Anteil beträgt also 20 Prozent. Umlagefähig sind in diesem Jahr Grundsteuer 1.100,00 €, Gebäudeversicherung 780,00 €, Gartenpflege 960,00 €, Straßenreinigung und Müll 1.240,00 € sowie Allgemeinstrom 320,00 € – zusammen 4.400,00 €. Auf die Wohnung entfallen 880,00 €. Bei einer Vorauszahlung von 80,00 € monatlich, also 960,00 € im Jahr, ergibt sich ein Guthaben von 80,00 € zugunsten des Mieters.

Heiz- und Warmwasserkosten werden separat behandelt: Die Heizkostenverordnung verlangt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Fläche. Seit 2023 kommt bei fossil beheizten Gebäuden die Aufteilung des CO₂-Preises nach dem CO₂KostAufG hinzu, die dem Vermieter je nach energetischem Zustand des Gebäudes einen Anteil zuweist.

Zeitlich gilt § 556 Abs. 3 BGB: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen – bei einer Abrechnung über das Kalenderjahr 2026 also bis zum 31.12.2027. Danach sind Nachforderungen grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss dagegen immer ausgezahlt werden. Die Nebenkosten App führt Sie in neun Schritten durch genau diesen Ablauf, kennt die Verteilerschlüssel nach Fläche, Personen, Einheiten, Verbrauch oder eigener Definition und prüft die Eingaben auf Plausibilität, bevor Sie das PDF erzeugen. Wie das Ergebnis aussieht, zeigt die Beispiel-Abrechnung.

Haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a EStG

Ein Teil der umlagefähigen Kosten ist für den Mieter steuerlich interessant: Für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen lassen sich nach § 35a EStG 20 Prozent der Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten direkt von der Steuerschuld abziehen – bei haushaltsnahen Dienstleistungen bis zu 4.000 € Ermäßigung im Jahr, bei Handwerkerleistungen bis zu 1.200 €. Materialkosten sind nicht begünstigt, und die Rechnung muss unbar bezahlt worden sein.

In der Nebenkostenabrechnung betrifft das typischerweise Gartenpflege, Treppenhausreinigung, Hauswart, Winterdienst, Schornsteinfeger sowie Wartungsarbeiten. Damit der Mieter den Betrag geltend machen kann, muss er wissen, welcher Anteil auf Arbeitsleistung entfällt und wie viel davon auf ihn umgelegt wurde. Weisen Sie diese Beträge deshalb gesondert aus – das kostet Sie nichts, erspart Rückfragen und macht die Abrechnung für den Mieter spürbar wertvoller. Die Nebenkosten App führt diese Positionen als eigene Aufstellung im PDF mit.

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