Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung in 9 Schritten

Diese Unterlagen brauchen Sie vorher

Der größte Teil der Arbeit ist das Zusammensuchen der Grundlagen. Wer vorher sammelt, füllt die eigentliche Abrechnung in einer guten Stunde aus. Legen Sie sich folgende Unterlagen zurecht:

• Mietvertrag – er entscheidet, welche Kostenarten überhaupt umgelegt werden dürfen, welcher Verteilerschlüssel gilt und wie hoch die vereinbarte Vorauszahlung ist.
• Belege des Abrechnungsjahres – Grundsteuerbescheid, Versicherungspolice, Rechnungen für Müll, Wasser, Gartenpflege, Hausreinigung, Schornsteinfeger, Aufzug, Hausmeister.
• Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters, falls Sie die Verbrauchserfassung extern durchführen lassen.
• Zählerstände für Kalt- und Warmwasser sowie Wärmemengen jeweils zu Beginn und zum Ende des Zeitraums.
• Flächen- und Personenangaben aller Einheiten im Haus, inklusive Leerstand und selbst genutzter Wohnungen.
• Kontoauszüge oder eine Mietzahlungsübersicht als Nachweis der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen.

In 9 Schritten zur fertigen Abrechnung

Der folgende Ablauf entspricht der Reihenfolge, in der Sie auch in der Nebenkosten App durch die Abrechnung geführt werden – er funktioniert aber genauso mit Tabellenkalkulation und Taschenrechner.

1. Mieter und Einheit auswählen

Erfassen Sie Name und Anschrift des Mieters sowie die Wohnung mit ihrer Wohnfläche und der Zahl der Bewohner. Abgerechnet wird immer gegenüber allen Personen, die den Mietvertrag unterschrieben haben. Häufiger Fehler: Bei einem Mieterwechsel wird das gesamte Jahr einer Partei zugeordnet, statt taggenau zwischen Vor- und Nachmieter aufzuteilen.

2. Abrechnungszeitraum festlegen

Der Zeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen, muss aber nicht dem Kalenderjahr entsprechen. Wichtig ist, dass Sie den einmal gewählten Zeitraum beibehalten. Häufiger Fehler: Ein 14-monatiger „Restzeitraum“ nach einem Eigentümerwechsel – das macht die Abrechnung angreifbar.

3. Vorauszahlungen erfassen

Einzutragen sind die tatsächlich geleisteten Zahlungen, nicht die vertraglich geschuldeten. Bei unterjährigem Einzug rechnen Sie nur die Monate, in denen das Mietverhältnis bestand. Häufiger Fehler: Rückstände werden als bezahlt geführt; das Ergebnis stimmt dann nicht mit dem Mietkonto überein.

4. Verteilerschlüssel wählen

Üblich sind Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheiten und erfasster Verbrauch. Maßgeblich ist der Mietvertrag; fehlt eine Vereinbarung, gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Verbrauchsabhängig erfasste Kosten müssen auch verbrauchsabhängig verteilt werden. Häufiger Fehler: Der Schlüssel wird ohne Anlass gewechselt oder in der Abrechnung nicht erläutert – beides führt regelmäßig zu Beanstandungen.

5. Abrechnungspunkte eintragen

Jede Kostenart bekommt eine eigene Zeile mit ihren Gesamtkosten für das Haus. Typisch sind Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart und Aufzug. Häufiger Fehler:Reparaturen, Verwaltungskosten oder Kontoführungsgebühren rutschen in die Abrechnung. Welche Positionen zulässig sind, lesen Sie im Detail unter umlagefähige Nebenkosten.

6. Zählerstände erfassen

Für Kaltwasser, Warmwasser und Wärme tragen Sie Anfangs- und Endstand ein; die Differenz ergibt den Verbrauch der Einheit im Verhältnis zum Hausverbrauch. Heizung und Warmwasser müssen nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Fläche. Häufiger Fehler: Wird gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen.

7. Länderspezifische Angaben und CO₂-Kosten

Seit 2023 teilen sich Vermieter und Mieter die CO₂-Kosten aus Erdgas und Heizöl nach einem zehnstufigen Modell: Je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto höher der Anteil des Vermieters. Grundlage ist der CO₂-Ausstoß pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Häufiger Fehler: Die CO₂-Kosten werden vollständig auf den Mieter umgelegt. Wie die Einstufung funktioniert, erklärt der Beitrag zur CO₂-Kostenaufteilung.

8. Neue Vorauszahlung berechnen

Teilen Sie die tatsächlichen Jahreskosten des Mieters durch zwölf und runden Sie auf einen glatten Betrag auf. Die Anpassung wirkt nur für die Zukunft und muss dem Mieter in Textform erklärt werden (§ 560 Abs. 4 BGB). Häufiger Fehler: Die Erhöhung wird mündlich angekündigt oder rückwirkend verlangt.

9. Prüfen und als PDF exportieren

Vor dem Versand kontrollieren Sie: Ergeben die Einzelanteile zusammen die Gesamtkosten? Passen die Vorauszahlungen zum Mietkonto? Ist jeder Schlüssel erklärt? Danach erzeugen Sie ein PDF, das Sie archivieren und dem Mieter zustellen. Die Nebenkosten App führt an dieser Stelle eine KI-Plausibilitätsprüfung durch, die auf auffällige Werte und fehlende Angaben hinweist – die inhaltliche Verantwortung bleibt aber bei Ihnen.

Beispielrechnung: 75 m² in einem 300-m²-Haus

Ein Mehrfamilienhaus hat 300 m² Wohnfläche, die betrachtete Wohnung 75 m². Der Flächenanteil beträgt damit 25 Prozent. Abgerechnet wird das Kalenderjahr 2025, der Gesamtwasserverbrauch liegt bei 168 m³, davon entfallen 42 m³ auf die Wohnung. Heizung und Warmwasser werden zu 70 Prozent nach Verbrauch und zu 30 Prozent nach Fläche verteilt, der Verbrauchsanteil der Wohnung beträgt 24 Prozent.

Die Heizkosten setzen sich zusammen aus 3.780,00 € verbrauchsabhängigem Anteil (davon 24 Prozent = 907,20 €) und 1.620,00 € Flächenanteil (davon 25 Prozent = 405,00 €). Der Mieter hat monatlich 250,00 € vorausgezahlt, also 3.000,00 € im Jahr. Es bleibt eine Nachzahlung von 37,20 €. Für das laufende Jahr ergibt sich ein rechnerischer Monatsbedarf von 253,10 € – eine Anpassung der Vorauszahlung auf 260,00 € wäre angemessen.

So muss die fertige Abrechnung aussehen

Damit eine Abrechnung formell wirksam ist, muss ein durchschnittlicher Mieter sie ohne fremde Hilfe nachvollziehen können. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs sind vier Bestandteile zwingend:

• Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart für das gesamte Gebäude, nicht nur der bereits errechnete Mieteranteil.
• Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels – „nach Wohnfläche 75/300 m²“ statt bloß „anteilig“.
• Berechnung des Anteils des Mieters, also der nachvollziehbare Rechenweg von den Gesamtkosten zum Einzelbetrag.
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und der daraus resultierende Saldo als Nachzahlung oder Guthaben.

Dazu gehören Kopf und Rahmen: Anschrift von Vermieter und Mieter, Bezeichnung der Wohnung, der Abrechnungszeitraum, das Erstellungsdatum sowie ein deutlich hervorgehobenes Ergebnis. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Wie das im Layout aussieht, zeigt die Beispiel-Abrechnung als PDF.

Typische Fehler, die zur Unwirksamkeit führen

Formelle Fehler machen die Abrechnung insgesamt unwirksam – Sie stehen dann so da, als hätten Sie nie abgerechnet. Inhaltliche Fehler betreffen dagegen nur die betroffene Position und lassen sich meist noch korrigieren. Besonders häufig sind:

• Es werden nur die Anteile des Mieters genannt, die Gesamtkosten des Hauses fehlen.
• Der Verteilerschlüssel wird nicht erläutert oder weicht ohne Begründung vom Mietvertrag ab.
• Nicht umlagefähige Positionen wie Reparaturen, Verwaltung oder Kontoführung stehen in der Abrechnung.
• Leerstandskosten werden auf die verbleibenden Mieter verteilt, statt vom Vermieter getragen zu werden.
• Der Abrechnungszeitraum ist länger als zwölf Monate oder überschneidet sich mit dem Vorjahr.
• Rechnungen aus dem Folgejahr werden mit abgerechnet, obwohl sie nicht in den Zeitraum gehören.
• Es wird nach Personen verteilt, obwohl der Vertrag die Wohnfläche vorsieht.

Zustellung, Fristen und was danach passiert

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für 2025 endet die Frist also am 31.12.2026. Maßgeblich ist der Zugang, nicht der Versand: Wer am 30. Dezember abschickt, hat die Frist im Zweifel nicht gewahrt. Nach Fristablauf ist eine Nachforderung ausgeschlossen, sofern Sie die Verspätung zu vertreten haben. Ein Guthaben bleibt dagegen immer auszahlbar.

Da Sie den Zugang im Streitfall beweisen müssen, empfiehlt sich die persönliche Übergabe gegen Quittung, der Einwurf im Beisein eines Zeugen oder ein Einwurf-Einschreiben. Der Mieter hat anschließend zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben, und darf in dieser Zeit die Originalbelege einsehen. Halten Sie die Belege deshalb geordnet bereit – digital abgelegte Rechnungen und ein Archiv vergangener Abrechnungen, wie es die Nebenkosten App führt, sparen hier viel Sucherei. Mehr dazu im Beitrag über die Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Häufige Fragen